Gestire tempi, persone e risorse: il time e project management

Una variabile cruciale che sempre più nel mondo di oggi sta assumendo un ruolo centrale riguarda la gestione del tempo che le persone hanno a disposizione, questo in tutte le condizioni della propria vita, che sia quella privata o quella professionale.

A livello lavorativo, questo aspetto è ancor più vero nel mondo digitale, dove il fattore tempo rappresenta anche il metro di valutazione del progetto stesso, il cui impatto viene quantificato proprio in base al tempo che sarà necessario per portare a compimento tutte le attività richieste dal brief iniziale e che sono oggetto del contratto.

In effetti, una delle caratteristiche distintive dei progetti, che li differenza ad esempio da quelli che sono i processi aziendali, composti da attività svolte in modo continuativo, è il vincolo che questi hanno rispetto a costi, risorse e soprattutto tempi di realizzazione. Un progetto ha idealmente un inizio e una fine, si sviluppa in un arco temporale definito per quelli che sono i task che lo riguardano. Successive evoluzioni dello stesso rappresenteranno nuovi progetti, ciascuno con il proprio tempo di esecuzione definito. La determinazione di questo periodo identifica quindi il tempo da dedicare a tutte le attività contemplate nel progetto, con le risorse assegnate.

La questione delle tempistiche rappresenta anche un elemento che nella maggior parte dei casi viene immediatamente esplicitato nella fase di analisi progettuale e di raccolta del brief del potenziale cliente. Non è insolito imbattersi anzi in situazioni in cui spesso questa variabile ha un valore anche maggiore rispetto al budget economico da dedicare al progetto. Possono capitare situazioni dove, pur con l’interesse verso il potenziale progetto, è necessario prendere atto dell’impossibilità di soddisfare le tempistiche richieste. Nonostante budget anche generosi a disposizione, è possibile si debba rinunciare per mancanza di tempo o di risorse umane.

Questo dato di fatto porta ad una immediata, conseguente considerazione: il tempo non si può comprare. Una volta raggiunto il massimo, non è possibile dedicare più tempo di quello che si ha a disposizione; nella fattispecie di un’azienda o di un’agenzia, si tratta delle ore di lavoro settimanali a disposizione, e di eventuali straordinari che hanno comunque delle limitazioni.

Come risolvere questa situazione? Come si può gestire al meglio il tempo all’interno di un’agenzia digitale, che deve essere dedicato a più progetti?

Un primo passo da considerare è che è necessario modificare la prospettiva con cui si guarda al tempo e non considerarlo come un nemico o un qualcosa “che manca”, bensì come una dimensione a propria disposizione e grazie alla quale possiamo svolgere differenti attività per raggiungere la nostra soddisfazione, personale e professionale. La linea di demarcazione è di certo sottile, ciò che fa la differenza è la capacità di governare il tempo a disposizione, grazie all’organizzazione dello stesso.

L’organizzazione relativa ad un progetto si suddivide poi in due macroaree, per le quali si possono mettere in atto strategie e utilizzare strumenti differenziati. L’una riguarda la gestione tra progetti, e l’altra considera quella che è la gestione del singolo progetto.

L’organizzazione del tempo tra progetti: l’assegnazione e suddivisione dei ruoli 

Un primo punto fondamentale di organizzazione e gestione riguarda le attività che si pianificano all’interno della vita dell’agenzia web, tra i differenti progetti che sono in corso di realizzazione, in fase di chiusura e in procinto di iniziare.

La caratteristica principale che distingue il lavoro dell’agenzia web da potenziali altre aziende riguarda proprio il lavoro in contemporanea su progetti differenti, e per diversi clienti. Seppur con interventi di fondo che seguono una linea comune relativamente al core business dell’agenzia (sviluppo di siti web e siti eCommerce, analisi e interventi per posizionamento SEO, gestione di attività di digital marketing o social media marketing, e via dicendo), ciascun progetto ha le proprie peculiarità e caratteristiche che devono essere prese in considerazione.

Al tempo stesso, proprio rispetto alle proprie condizioni, sarà necessario assegnare ciascun progetto ad un team di lavoro, che con le proprie competenze diversificate dovrà essere in grado di coprire tutti gli interventi per portare a compimento tutte le richieste considerate.

L’organizzazione su progetti deve quindi considerare alcune informazioni preliminari e procedere per step, per porre le basi di una corretta gestione:

• É necessario prendere in considerazione il periodo predefinito e le scadenze di ciascun progetto, e quindi assegnare alla loro realizzazione o alla diverse fasi, un ordine di priorità.
• Per quanto possibile, soprattutto in condizioni di risorse (anche umane) limitate, si dovrebbe impostare un flusso di sviluppo orizzontale dei progetti senza causare la sovrapposizione di troppe fasi di lavoro simili (ad esempio, realizzazione della proposta grafica), attuabili da risorse specifiche e poco interscambiabili.
• Rispetto alle risorse a disposizione, è importante assegnare i progetti quanto più possibile a team differenziati, valutando in base alle esigenze e alle competenze richieste, anche per non sovraccaricare la singola persona e consentire il tempo di svolgimento necessario per le proprie analisi e task.

In questo caso, sarà fondamentale garantire una corretta suddivisione dei compiti, per governare i flussi di lavoro che riguardano più progetti a livello di organizzazione interna

L’organizzazione del tempo del singolo progetto: Project management e Project plan

Oltre all’organizzazione interna in un’agenzia tra differenti progetti, un altro aspetto fondamentale consiste nell’organizzazione a livello del singolo progetto. Questo perché una volta “incastrati” i progetti nella routine d’agenzia e assegnati ai vari team, ciascun progetto, con le sue scadenze e risorse dedicate, dovrà avere un responsabile che ne gestirà il corretto flusso e coordinerà tutti gli interventi in corso di realizzazione.

Il processo di gestione di un progetto dall’inizio alla fine viene definito Project Management, e la figura che ne è responsabile viene inquadrata come Project Manager.

Per una gestione efficiente ed efficace del progetto, il project manager dovrà avere sempre sott’occhio un quadro chiaro di tutte le fasi di realizzazione e di tutti i task, suddivisi per risorse, e in modo particolare le scadenze di eventuali step intermedi, così come delle tempistiche complessive.

Uno strumento che può essere un alleato del project manager per compiere le sue mansioni, in aggiunta ad una serie di strumenti tecnici creati appositamente per la gestione dei progetti (tra cui Trello, Asana ecc.), è il Project Plan. Questo documento creato appositamente dal project manager dovrà essere approvato da entrambe le parti, il team operativo che si occupa di svolgere le attività, e il cliente che vuole vedere il proprio progetto finito e avere idea dei tempi in cui questo accadrà.

Il project plan (chiamato anche diagramma di Gantt, schema di realizzazione o altre terminologie che possono essere utilizzate), consiste sostanzialmente in un diagramma che mostra in una colonna tutti i task che verranno realizzati nel corso del progetto, per ciascuno dei quali sulla relativa riga vengono indicati gli effettivi i tempi di lavorazione in riferimento al mese, alla settimana o al giorno di riferimento.

Può quindi essere realizzato con i più semplici mezzi tecnici (ad esempio, un foglio excel) e consentire comunque di costruire un’efficace prima visione del flusso e degli interventi su cui il progetto verterà, gestiti secondo una consequenzialità temporale e con il proprio tempo necessario di lavorazione.

Per far sì che il project plan funzioni correttamente, vi sono tuttavia alcuni aspetti da tenere bene in considerazione:

• Come per un contratto, anche il project plan deve rappresentare un documento “sacrosanto” relativo al progetto. Una volta approvato da tutte le parti in gioco, questo deve anche essere rispettato. Molte attività sono interrelate tra i diversi soggetti coinvolti nel progetto, tra cui partner, collaboratori, ma anche i clienti stessi (non sarà ad esempio possibile popolare un sito senza la trasmissione del materiale). Per questo motivo è essenziale che vengano ben chiarificate nel documento tutte le attività delle parti coinvolte, che tutti dovranno rispettare per garantire il naturale flusso del progetto.
• Bisogna intenderlo come una previsione degli interventi che verranno svolti, coincidenti con le attività descritte e approvate in fase di contratto, citate secondo un ordine logico di priorità di realizzazione. Questo è pur vero considerando anche che in certi casi si debba prevedere di modificare l’ordine di presa in carico e realizzazione nel caso in cui emergano necessità esterne che, per le attività tendenzialmente interscambiabili, comportino alcuni scostamenti di priorità. Questo ci porta all’ultimo assunto.
• Il project plan non deve essere inteso come assoluto: nonostante sia uno strumento realmente importante per la buona riuscita del progetto, non bisogna prenderlo come un assunto immodificabile. Nel corso di realizzazione vi sono infatti moltissime variabili, interne o esterne, che entrano in gioco e che potrebbero rendere necessario modificare o far slittare alcune attività. In questo caso anche la gestione degli imprevisti assume un ruolo di prim’ordine, perché bisognerà ricalibrare il piano di progetto in base a questi cambiamenti. É comunque sempre opportuno che tutte le parti ne siano informate e che approvino la nuova revisione del piano.

La gestione del singolo progetto si avvale quindi di questo importante documento che viene condiviso a tutti i soggetti in gioco e che fornisce una linea guida degli obiettivi a cui si vuole arrivare, del percorso da intraprendere e del tempo necessario per completarlo.

In conclusione

É importante dare la giusta considerazione e il giusto valore al fattore tempo, cercando di considerarlo non come un nemico, ma più come un alleato per incrementare la propria produttività.

Ci sono diverse modalità e diversi consigli per una gestione efficace del proprio tempo, a tutti i livelli della propria vita. Data la propria cruciale importanza per il mondo delle agenzie web, i suggerimenti e i passaggi descritti possono essere degli elementi utili per chi deve imparare a gestire al meglio le risorse che sono parte di un team, la realizzazione di più progetti e delle singole fasi di ciascuno.

Fondamentale è sicuramente l’organizzazione a più livelli, che si avvale anche del sostegno di importanti strumenti di comunicazione, per garantire una buona gestione del tempo e portare un progetto al successo.