Il magazzino in azienda
In ogni azienda che vende un prodotto uno degli aspetti fondamentali e al contempo più trascurati è la gestione del magazzino.
Sia che si lavori su commessa che in serie, la gestione degli articoli e materiali presenti in magazzino rappresenta spesso il punto di riferimento dell’intero processo produttivo ma non è raro che -per limitazioni date da tempo, personale e/o strumenti- questa risorsa non venga gestita o sfruttata al meglio.
Gestione manuale
La gestione degli articoli e materiali, siano essi grezzi, semilavorati o finiti, può sembrare di semplice gestione. Dopotutto basta registrare ogni movimento in ingresso e in uscita, dopodiché si tratta solo di usare semplici addizioni e sottrazioni per calcolare giacenze, sottoscorta e valorizzazioni, giusto?
Spesso questo processo logico è il primo passo che porta ad una gestione incompleta (e quindi del tutto errata) del materiale presente in azienda.
Quello che spesso non viene considerato è che l’imprevisto, a differenza di quel che si può pensare, non è una così rara occorrenza: un difetto estetico o funzionale, un numero errato inserito in fase d’ordine o di accettazione dello stesso, la mancanza di personale dedicato alla registrazione dei carichi e prelievi o una semplice dimenticanza per “fare in fretta” (queste volte abbiamo sentito la frase “Lo registro dopo, ora non ho tempo”).
Queste sono solo alcune delle casistiche in cui una registrazione di magazzino non viene inserita correttamente (o completamente), portando ad un sempre crescente disallineamento tra quella che è la percezione del magazzino e la realtà dello stesso.
Software di gestione magazzino
Come si può intuire dagli esempi sopracitati, l’errore è spesso umano: per quante procedure vengano messe in atto e per quanti controlli vengano eseguiti è inevitabile che una gestione completamente manuale del magazzino porterà con sé delle imprecisioni che, sommandosi nel lungo termine, si trasformeranno in errori.
É in questi frangenti che il gestionale può e deve darci un aiuto, lavorando su due fronti: l’interfacciamento con l’utente e il controllo interno.
Il software deve infatti permettere un accesso rapido, trasparente e puntuale ai dati di magazzino necessari per fare in modo di ridurre o, in alcuni casi addirittura eliminare, l’errore umano.
Per quanto possa sembrare semplicistico, questi aspetti rappresentano le fondamenta dell’intero processo gestionale del magazzino: non importa quanto completo e affidabile sia un software, se non correttamente usato (ad esempio per una funzionalità non chiara o non applicabile alle abitudini aziendali) il risultato finale ne risentirà.
É quindi importante che il gestionale cerchi -per quanto possibile- di soddisfare tutte le esigenze aziendali senza portare rivoluzioni o stravolgimenti ai processi interni.
Parallelamente all’interazione con l’utente, troviamo poi gli aspetti più facilmente standardizzabili per un software: i controlli interni. Questi non sono altro che una serie di verifiche che il programma gestionale intraprende per verificare che i dati presenti a magazzino siano conformi tra loro.
Questo comprende ad esempio verificare che le quantità prelevate siano inferiori alla giacenza attualmente presente, controllare ed eventualmente notificare in presenza di discrepanze tra l’ordine a fornitore e il carico effettivo del materiale oppure notificare il personale di riferimento in caso di prelievi anomali o non autorizzati.
Ovviamente questi controlli possono (e devono) variare in base al grado di reale necessità dell’azienda e al livello di integrazione effettivo tra il software del magazzino ed il resto del sistema informatico aziendale.
Vantaggi e limitazioni
L’introduzione di un software dedicato (totalmente o parzialmente) alla gestione di magazzino porta con sé innumerevoli vantaggi che aiutano a ridurre notevolmente gli errori.
Nonostante ciò, alla luce della completa dipendenza dalle informazioni imputate dagli utenti e dalla natura reattiva dei controlli eseguiti, il software da solo non sarà mai in grado di gestire in maniera puntuale un magazzino aziendale.
A queste lacune del software può però provvedere un altro strumento che merita un approfondimento a parte, il magazzino automatizzato.
