Quali sono le WebApp utili per la gestione del proprio lavoro? Gestire il proprio lavoro non è sempre facile, specialmente se bisogna gestire un team o collaborare con risorse esterne. La diffusione sempre più rapida dello smart working ha permesso alle aziende di collaborare con persone distanti fisicamente anche migliaia di chilometri dall’ufficio, condividendo tutto online. In questi casi servono un’ottima organizzazione mentale e una serie di strumenti adatti, che servono a migliorare il modo di condividere informazioni preziose, evitando gli sprechi di tempo e denaro.
In questo articolo vedremo 10(+1) tools utili per l’ottimizzazione del nostro flusso di lavoro.
1. Skype: il capostipite del VoIP
Fondato nell’agosto del 2003, è uno dei più longevi software di messaggistica e telefonia VoIP attualmente disponibili. Dal 2013, data in cui è stato acquistato da Microsoft, la sua capillarità è aumentata a dismisura, divenendo disponibile di default su tutti i sistemi Windows e Windows Mobile. È disponibile per Android, iOS, OSX, Windows, Linux e anche in versione web (seppur con limitazioni). Skype permette di effettuare chiamate, videochiamate, videoconferenze, scambio file e messaggi istantanei. Acquistando gli appositi crediti è possibile anche effettuare telefonate verso linee tradizionali, il che rende Skype un’app estremamente versatile.
2. Trello: organizzazione, collaborazione, condivisione
Nato nel 2011, Trello è una WebApp in stile kanban, che permette la gestione del lavoro tramite delle “board” che rappresentano degli spazi di lavoro in cui si possono creare delle “card”, elementi estremamente flessibili che permettono di condividere informazioni, files, checklist, testi, annotazioni e tanto altro. Alle spalle di Trello c’è una grossa società di nome Atlassian (che sviluppa anche altri sistemi dedicati agli sviluppatori), che ne garantisce una manutenzione costante nel tempo e la presenza sempre nuova di plugins e integrazioni con servizi esterni.
3. Toggl: il tempo è una risorsa preziosa
Toggl è un time tracker, cioè uno strumento che permette di dividere le nostre giornate lavorative tracciando, attraverso un timer, le attività che stiamo svolgendo, permettendoci di assegnarle a dei clienti o a dei progetti. In questo modo sarà molto più semplice gestire il lavoro in modo da avere sotto controllo le statistiche, creare report ed esportare i risultati ai fini della fatturazione.
4. Documenti di Google: lavorare su office, anche “fuori dall’office”
Tutti conoscono la suite Office, prodotta da Microsoft, che permette di creare sul proprio computer documenti, fogli di calcolo, presentazioni e tanto altro. Google, il colosso informatico famoso per il suo motore di ricerca, da diversi anni ha reso disponibile la sua G-Suite, che è un pacchetto di software da ufficio che lavora totalmente su browser web (su Google Chrome da il massimo di sè). Permette di creare, modificare e salvare i nostri documenti in qualsiasi angolo del mondo, semplicemente attraverso una connessione ad internet. La condivisione e la modifica dei file con i nostri colleghi o collaboratori rende più semplice operare da diverse piattaforme anche da remoto, con notevoli risparmi di tempo e di fastidiosi grattacapi. Tutti i files vengono salvati su Google Drive, altro servizio di BigG, che sarà il prossimo tool della nostra lista.
www.google.it/intl/it/docs/about/
5. Google Drive: i nostri file sempre con noi
Google Drive è uno dei tanti servizi di Cloud Storage, offerto appunto dall’azienda californiana di Menlo Park, che ci permette di salvare i nostri documenti in uno spazio sul web sempre accessibile, senza correre il rischio di portarci dietro ingombranti dispositivi di memorizzazione o di perdere dati preziosi. Per chi lavora con gli altri prodotti di Google diventa quasi naturale lavorare con Drive, ma ci sono molte valide alternative in giro sul web, tra cui: DropBox, iCloud, Amazon Drive, Microsoft OneCloud, ecc.
6. Google Calendar per appuntamenti e non solo
Restando nell’ambito di Google, c’è chi non riesce a fare a meno di Calendar, uno strumento semplice, adatto sia al lavoro che alla vita privata. Disponibile su diverse piattaforme, anche mobile, che ci permette di creare dei calendari, aggiungere appuntamenti, impostare delle notifiche e condividere gli eventi con le persone interessate, per fare in modo di condividere con loro meeting, impegni, call e tanto altro.
7. Evernote: il miglior modo di prendere appunti
Altro programma molto longevo, nato nel 2008, è Evernote. Nato inizialmente come programma per appuntare note testuali, è diventato in fretta un compagno di lavoro insostituibile. Permette di salvare files, creare scansioni con la fotocamera dello smartphone, scrivere note a mano con riconoscimento della scrittura, condividere note e taccuini e tanto altro ancora! L’ideale per chi è sempre in viaggio e ha bisogno di raccogliere velocemente diversi tipi di informazioni.
8. Todoist: cosa c’è da fare oggi?
Tra le tante alternative disponibili sul mercato, Todoist è senza dubbio uno delle migliori webapp per la gestione delle “to do list” per lavoro, ma non solo. Semplice, intuitivo, multipiattaforma, ci permette di creare, organizzare e pianificare le nostre cose da fare in liste, in maniera semplice ed efficace.
9. PostPickr: il tuo Social Media Assistant
Gestire le attività sui nostri social, specie se ne abbiamo più di uno, diventa difficile e dispendioso. PostPickr è lo strumento made in Italy che ci permette di risparmiare tempo ed energie, inglobando la pubblicazione di post su più piattaforme, personalizzando i contenuti e creando un vero e proprio calendario editoriale, utile per programmare le future attività e automatizzare l’attività online.
10. MailUP: mai più le solite newsletter
La comunicazione è alla base dei rapporti sociali e di lavoro. Farlo nel modo giusto ci permette di veicolare le informazioni corrette ed aumentare il valore della nostra attività. Alcune aziende inviano comunicazioni di massa utilizzando un semplice indirizzo di posta, inserendo colonne interminabili di destinatari o, peggio, di CC e CCN. Questo non è il modo corretto di inviare informazioni destinate a gruppi di mail.
Nella maggior parte dei casi le mail con una moltitudine di destinatari finiscono direttamente nella cartella di spam, bloccate dai server di posta per ragioni di sicurezza. Allora come facciamo ad annunciare ai nostri clienti la variazione degli orari di lavoro? Come facciamo ad inviare gli auguri di Natale ai nostri fornitori? Semplice: ci sono numerosi servizi online che permettono di comporre ed inviare, in pochi semplici passi, delle fantastiche newsletter. Uno di questi è MailUP, servizio nato in Italia nel 2003 che offre soluzioni per invio massivo di mail e SMS. I tool di composizione semplificati permettono anche di dare un tono gradevole al messaggio, dandoci la possibilità di inserire testi, immagini, colori di sfondo e tanto altro. Mai più la solita e noiosa lista di invio!
11. Menzione speciale: Telegram
Non è propriamente un programma nato per il lavoro: Telegram è un’app di messaggistica istantanea via web, diretto concorrente del diffusissimo WhatsApp. Questo programma ci permette, tra le tante sue funzioni, di creare un canale in cui possiamo aggiornare il nostro pubblico sulle ultime novità. Permette, inoltre, di creare un bot di customer care per rispondere velocemente alle esigenze dei nostri clienti. Su questo programma c’è tanto da dire, a breve gli dedicheremo un articolo a parte!
